Regulan las notificaciones administrativas mediante casilla electrónica

El 5 de mayo de 2023 se publicó en el diario oficial El Peruano la Ley N° 31736, Ley que regula la notificación administrativa mediante casilla electrónica, cuyas disposiciones deberán ser implementadas por las entidades públicas –como máximo– al 3 de agosto de 2023 (90 días calendario de su entrada en vigencia).

A continuación, repasamos sus principales aspectos y aportamos breves comentarios:

¿A qué entidades y en qué casos aplica la Ley N° 31736?

Esta ley es aplicable a la notificación de todos los actos administrativos y actuaciones administrativas emitidas por las entidades de la administración pública sujetas al ámbito de aplicación de la Ley N° 27444.[1] Aquellas entidades que ya cuentan con un sistema de notificación vía casilla electrónica deberán adecuar y adaptar sus sistemas a la Ley N° 31736, en máximo 90 días hábiles.

Asimismo, las entidades públicas podrán establecer disposiciones normativas internas que complementen lo dispuesto por la ley, pero sin imponer condiciones menos favorables.

¿El uso de la casilla electrónica es obligatoria para el administrado? ¿Esta modalidad de notificación puede ser impuesta por la entidad administrativa?

No, el uso de la casilla electrónica para efectos de notificaciones no es obligatoria, ni puede ser impuesta por la entidad administrativa, salvo que el administrado haya dado su consentimiento previo a tal efecto. Solo una vez el administrado haya aceptado ser notificado por esta vía, esta se torna el canal obligatorio de relacionamiento con la entidad, lo cual no implica que no pueda ser posteriormente revocado.

En tal sentido, el Artículo 4.2° de la Ley N° 31736 precisa expresamente que: "Cada entidad pública asigna una casilla electrónica al administrado que lo solicite. A partir de ese momento, el administrado puede acceder a dicha casilla, la que constituye un domicilio digital obligatorio […]".

Entonces, ¿desde cuándo rige la notificación obligatoria mediante casilla electrónica?

Primero, el administrado debe registrarse en el sistema de casillas electrónicas de la entidad pública, manifestando su conformidad sobre los términos y condiciones de uso. Asimismo, debe consignar datos básicos, tales como nombres, correo electrónico y teléfono de contacto.

Luego, el carácter obligatorio de la notificación mediante casilla electrónica regirá a partir de la primera notificación personal que la entidad pública realice al administrado, comunicándole la creación de la casilla, o cuando por alguna actuación administrativa de su parte se concluye que accedió a esta.

¿El depósito de la notificación en la casilla electrónica es suficiente para cumplir con el deber de notificar?

No. La entidad pública –a través de su Sistema de Notificación Electrónica (SNE)– está obligada a enviar al administrado, bajo sanción de nulidad de la notificación, mensajes de alerta informativa a su correo electrónico y celular registrados, comunicando el depósito de la notificación en su casilla.

La Ley N° 31736 ha establecido de forma expresa que estas alertas son requisitos de validez de la notificación del acto administrativo depositado en la casilla.

¿Cuál es el procedimiento de la notificación mediante casilla electrónica?

La notificación vía casilla electrónica debe seguir el siguiente orden de prelación:

La omisión de cualquiera de estos pasos acarrea la nulidad de la notificación.

¿La entidad pública puede notificar vía casilla electrónica en cualquier horario?

No. Las notificaciones se realizan solo de lunes a viernes durante el horario de atención al público de cada entidad. Si se efectúa fuera de dicho horario, se considera notificado en el día hábil siguiente a primera hora.

Además, el cómputo de los plazos expresados en días se inicia el día en que la notificación vía casilla electrónica adquiere eficacia, salvo que en el acto administrativo se señale una fecha posterior.

¿Qué obligaciones establece la Ley N° 31736 para el administrado y para la Administración?

¿Qué impresiones deja la Ley N° 31736?

Aspectos positivos

• Establece el carácter voluntario de la notificación vía casilla electrónica. En tal sentido, delimita a la aceptación del administrado como requisito previo para que esta sea obligatoria y lo vincule.
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  Este es un aspecto fundamental que, finalmente reconocido en una ley, resguarda el derecho al libre relacionamiento electrónico con las entidades públicas, consolidándolo como una posibilidad a conveniencia del administrado y no como una carga impuesta.
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• Impone a las alertas complementarias obligatorias como requisitos de validez de la notificación vía casilla electrónica.
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  Esta disposición es relevante porque algunas entidades públicas muchas veces se limitan únicamente a depositar la notificación en la casilla para considerarla válida y eficaz, sin importar si esta fue efectivamente conocida por el administrado.
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  Las alertas complementarias obligan a las entidades a tener un rol activo en las notificaciones, así como a buscar que estas lleguen a ser verdaderamente conocidas por sus destinatarios, cumpliendo su finalidad y salvaguardando el derecho a un debido procedimiento y su derecho de defensa.

Algunos puntos por dilucidar

El Acuse de Recibo no es contemplado por la Ley N° 31736 como una genuina confirmación efectuada por el administrado, sino como un registro automático generado por el Sistema de Notificación Electrónica de la entidad pública. De hecho, la Ley precisa que el "Acuse de recibo" se genera automáticamente con la notificación electrónica, a través de un sello de tiempo.
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Sin embargo, el Artículo 5.6° establece que el administrado debe efectuar la confirmación de la recepción de la notificación mediante Acuse de Recibo "durante los cinco (5) primeros días hábiles de efectuada".

Esta regulación no resulta clara y podría generar confusión, ya que:

1. Por un lado, el Artículo 5.6° precisa que el Acuse de Recibo es automático y se genera de facto con el depósito de la notificación en la casilla.
2. Sin embargo, al mismo tiempo, establece que el administrado debe hacerlo en un determinado plazo, con cargo a la nulidad de la notificación.

De acuerdo con el Artículo 5.1 de la Ley N° 31736, el carácter obligatorio de la notificación mediante casilla electrónica rige a partir de la primera notificación personal que la entidad pública realiza al administrado, comunicándole la creación de la casilla, o cuando por alguna actuación administrativa de su parte se concluye que accedió a esta.

Al respecto, no queda del todo claro si con el carácter personal de la primera notificación la ley se refiere a una notificación física al administrado.
 

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