El 8 de julio de 2020 se publicó la Resolución de Contraloría N° 197-2020 que aprueba la Directiva N° 008 2020 CG/GTI sobre Notificaciones electrónicas en el Sistema Nacional de Control (en adelante la directiva).
La mencionada directiva tiene por finalidad el establecimiento de disposiciones para implementar el uso de la notificación electrónica mediante el empleo de la casilla electrónica, además establece que se debe facilitar los procesos de control y los procedimientos administrativos bajo la competencia del Sistema Nacional de Control.
Con la directiva se buscó lo siguiente: en primer lugar, que se regulen las notificaciones electrónicas para su uso en los procesos de control y procedimientos administrativos que sean llevados por los órganos, incluidos los órganos desconcentrados y el Tribunal Superior de responsabilidades administrativas; también, las unidades orgánicas de la Contraloría General de la República; así como los órganos de control institucional; y en segundo lugar, implementar las disposiciones en cuanto a la creación y activación de la casilla electrónica correspondiente a la Contraloría General de la República.
¿Qué sistema se usará?
Se hará uso del sistema de notificaciones y casilla electrónica llamada eCasilla-CGR, este sistema estará administrado por la Contraloría General de la República y funciona automatizando las notificaciones de los procesos de control y procedimientos administrativos de competencia del Sistema Nacional de Control.
¿Cómo se dará la creación y activación de la casilla electrónica?
Éstas se darán por medio de asignación obligatoria o por solicitud de generación voluntaria.
1. Creación y activación por asignación obligatoria:
Ésta se dará a los funcionarios o servidores que estén relacionados con procesos de control y procedimientos administrativos a cargo de la Contraloría General de la República o los OCI. Para ello se realizará el procedimiento indicado en la directiva, que es el siguiente:
El auxiliar de casilla electrónica hará el registro de los datos personales del servidor o funcionario o del titular de la entidad, según corresponda en la eCasilla-CGR, se consignará el correo electrónico institucional o correo electrónico personal declarado, con el que se afilió la identidad de la persona; es así como se crea la casilla electrónica para que se active posteriormente.
En los casos en los que no se tenga correo electrónico institucional o correo personal declarado del servidor, funcionario o titular de la entidad, el auxiliar de casilla electrónica procede con el procedimiento de verificación de su identidad y pone a su alcance el Formato de Declaración Jurada de Datos Personales en el marco de la notificación electrónica en el Sistema Nacional de Control, incluido en el Apéndice N° 1 de la directiva, esta se pondrá a disposición del servidor, funcionario o titular de la entidad por medio del portal institucional con el que cuenta la Contraloría u otro medio virtual para que este formato sea llenado y suscrito. Por ende, el auxiliar de casilla electrónica hace el registro de los datos en el eCasilla-CGR y se da la creación de la casilla para que se active posteriormente.
Con respecto a la activación automática de la casilla electrónica, ocurrirá de la siguiente manera:
El funcionario, servidor o titular de la entidad recibirá en su correo electrónico un enlace que servirá para la verificación de sus datos personales, que posteriormente al confirmarlos y después de la revisión de los términos y condiciones del uso de la casilla electrónica, se permitirá la activación de esta; se recibirá en el correo electrónico un usuario y una contraseña que permitirán hacer uso de esta.
En el caso en que se hubiera activado la casilla electrónica utilizando un correo electrónico de tipo institucional, en el primer uso de esta el usuario receptor deberá de registrar un correo electrónico de tipo personal.
Para la verificación de datos personales se tiene un plazo máximo de 10 días calendarios, que se contarán a partir del día en que el enlace es enviado, el funcionario, servidor o titular de la entidad podrá solicitar el reenvió del enlace, dentro del plazo máximo que se indicó al correo ecasillacgr@contraloria.gob.pe.
Con respecto a las implicancias para los funcionarios, servidores o titulares de la entidad que rechacen la suscripción del formato contenido en el Apéndice N° 1 o si los datos registrados fueran defectuosos, estuvieran incompletos o fueran falsos o de plano no se llegara siquiera a abrir el enlace para la verificación de estos, asumirán responsabilidad de su accionar en conformidad con la normativa vigente.
2. Creación y activación por generación voluntaria:
La directiva hace alusión a que la Contraloría General de la República se reserva el derecho de crear y activar una casilla electrónica cuando no se haga obligatorio su uso para ello se realizará: primero un registro virtual en el cual la persona natural o el representante de la persona jurídica ingresar a sus datos en el eCasilla-CGR.
Posterior a ello se deberá aproximar a una sede habilitada por la Contraloría para que se dé inicio al trámite correspondiente a la activación de su casilla electrónica. Se dará un plazo de 30 días hábiles, si pasa el plazo mencionado y no existe confirmación el trámite se dará por cancelado y se deberá volver a solicitar.
En la sede habilitada de la Contraloría se validará la identidad de la persona natural o el representante legal de la persona jurídica y se le hará entrega del Formato de Declaración Jurada de Datos Personales y Autorización del Uso de Casilla Electrónica contenidos en el Apéndice N° 2 o 3 para su llenado.
¿Cuál es la vigencia de la casilla electrónica?
Las casillas electrónicas que son creadas y activadas en principio tienen vigencia indefinida; sin embargo, se pueden inactivar debido al fallecimiento del titular o extinción de la persona jurídica; también, si se realiza un pedido de la persona natural que hubiera solicitado su creación a no ser que esta persona se hubiera vuelto funcionario o servidor.
Las casillas electrónicas de los titulares de las entidades se inactivarían si la entidad dejase de existir y en caso sea absorbida por otra entidad el contenido que tenga la casilla electrónica de la entidad que ha dejado de existir será enviado a la nueva entidad.
Finalmente, si hubiera un cambio de titular en la entidad la casilla electrónica será reasignada al nuevo titular.
Uso de la casilla electrónica
Los usos son:
Recepción de la notificación electrónicas
El usuario que sea receptor podrá ver todas las notificaciones electrónicas que sean generadas a través de la eCasilla-CGR pudiendo también visualizar los archivos que se adjunten.
Finalmente, la directiva establece las obligaciones del usuario receptor, del auxiliar de casilla electrónica y del operador de casilla electrónica.
