Habiéndose extendido la situación de emergencia hasta el 26 de abril de 2020, inclusive, presentamos algunas recomendaciones para que los contratistas logren un retorno a labores, en condiciones que permitan salvaguardar sus intereses.

Estas recomendaciones se orientan a tres ámbitos o relaciones:

a. Con la entidad contratante o propietario de la obra

  • Comunicar la afectación, impacto, medidas de mitigación adoptadas, posible desvinculación de personal, entre otros.
  • Analizar la situación financiera del proyecto, identificar espacios de reducción de costos, obligación de extender garantías y pólizas seguros.
  • Comunicar a la entidad de los costos incurridos en actividades de seguridad, conservación y mantenimiento durante el periodo de paralización, o de control de tránsito (para proyectos de infraestructura vial).
  • Preparar la solicitud de ampliación de plazo y el acopio de los sustentos correspondientes.
  • Elaborar un plan de retorno, que contemple la verificación del estado en que se encuentra la obra, la posibilidad de reprogramación o modificación de secuencia constructiva y/o aceleración de trabajos; implementación de nuevas metodologías de trabajo, que incluyan el uso de tecnologías de la información; gerencia de proyectos, etc.
  • Solicitar recepción parcial de obra.
  • Pactar modificaciones al contrato, para reducir su alcance u otros aspectos que sean necesarios para mantener el equilibrio del contrato.
  • Pactar la resolución parcial del contrato, por situación sobreviniente.
  • Identificar prestaciones o actividades que no se han visto afectadas, y adoptar medidas para asegurar su oportuna entrega.

b. Con proveedores o subcontratistas

  • Revisar los contratos suscritos con proveedores y subcontratistas, y términos sobre fuerza mayor y ver alternativas de renegociación.
  • Identificar prestaciones no afectadas, para asegurar entrega oportuna por parte de proveedores o subcontratistas.
  • Mantener comunicación fluida y hacer seguimiento constante sobre medidas de mitigación adoptadas.
  • Identificar el personal que estará a cargo de la recepción de los bienes y servicios que serán entregados por los proveedores y subcontratistas.
  • Elaborar protocolos de entrega y recepción, que garanticen agilidad en el proceso de verificación de calidad e inmediatez en la subsanación de posibles defectos. 

c. Con sus trabajadores

  • Identificar al personal de riesgo (por condiciones médicas) que deberá trabajar en remoto, o gozar con licencia con goce de haber compensable durante todo el periodo de emergencia sanitaria; es decir, por 90 días.
  • Comunicar al personal del cambio de la modalidad de trabajo a remoto. Recomendamos comunicar ello a la Entidad contratante o propietario de la obra.
  • Por el mes de abril de 2020, se suspende la obligación del empleador de retener y pagar el aporte previsional obligatorio del 10% de la remuneración asegurable del trabajado.
  • El Gobierno ha dispuesto otorgar un subsidio del 35% de los salarios de los trabajadores que ganen hasta S/ 1,500, el mismo que será entregado a las empresas empleadoras.

En los tres ámbitos, es importante mantener una comunicación fluida, actitud colaborativa y planificar el retorno a las labores, para mitigar el atraso de la forma más eficiente posible, cuidando el equilibrio entre las prestaciones.

1. El Contratista en su relación con el propietario de la obra

  • Enviar, desde ya, comunicación, por correo electrónico, a la entidad o propietario de la obra, dando cuenta de lo siguiente:
  • La “circunstancia” que afecta la ejecución de la obra.
  • Las “actividades” y “recursos” afectados.
  • Las medidas adoptadas para reducir la afectación, en tanto sea posible.
  • Las medidas de seguridad, conservación y mantenimiento de la obra que corresponde implementar durante la paralización, o de control de tránsito (para proyectos de infraestructura vial) y los costos que ello viene significando. Si bien, durante la paralización, puede encontrarse dificultades para valorizar este tipo de actividades, en razón del principio de equidad, la entidad debe proceder con su pago, por lo que, en su oportunidad, corresponderá acreditarlos y requerirlos.
  • Los equipos y recursos que no pudieron ser desmovilizados, y una estimación de su costo. Hay que cuidar que los documentos acreditativos de tales costos puedan ser vinculados con la obra. Además, es relevante tener un registro fotográfico, o material audiovisual, para dar cuenta de su permanencia en obra.
    Ante la duración de la situación de emergencia y al ser posible que sus efectos se prolonguen más allá del periodo decretado, es importante que se mantenga informada a la entidad o propietario de la obra de la continuación de la afectación y si es necesario adoptar nuevas medidas de mitigación.
  • Las medidas de mitigación y a quien corresponde adoptarlas, en cada caso, es un aspecto que usualmente está previsto en el Expediente Técnico o en el contrato. No obstante, la situación de estado de emergencia es un hecho sin precedente cercano, por lo que, ante falta de regulación específica, corresponderá aplicar las disposiciones del Código Civil sobre fuerza mayor y determinar el impacto económico de su asunción.
    Sabemos que las medidas de mitigación serán más efectivas mientras más pronto se implementen; sin embargo, ante la prohibición de tránsito y de reunión, es posible que estas tampoco puedan adoptarse de inmediato, lo cual también es importante comunicarlo a la entidad pública o propietario de la obra, cuanto antes.
  • Dar aviso a la entidad contratante si se produce alguna desvinculación de personal clave, y adoptar medidas para identificar al personal de reemplazo, el mismo que debe poseer calificaciones semejantes o mejores que las del personal originalmente ofertado.
  • Analizar y proyectar la situación financiera del proyecto, contemplando las compensaciones que se podrían recibir derivadas de las ampliaciones de plazo, o suspensión del contrato, según sea el caso, e identificar oportunidades para reducir costos, así como asegurar el cumplimento de obligación de mantener vigentes las garantías y pólizas seguros, por el mayor tiempo que demandará la ejecución de la obra.
  • Avanzar con la elaboración de la solicitud de ampliación de plazo, sustentación del atraso y cuantificación de costos y mayores gastos generales, de modo que pueda ser presentada apenas culmine la causal de atraso. Es importante tener en cuenta que los costos directos y mayores gastos generales variables que se requieren deberán ser acreditados, por lo que es muy importante que tales documentos puedan ser vinculados de manera fehaciente con la obra.
    Si no fue posible hacer la anotación en el Cuaderno de Obra la fecha, sugerimos al contratista enviar a la supervisión y a la entidad, por correo electrónico, una comunicación dando cuenta de la imposibilidad de ejecutar las labores, y una vez que culmine el periodo de emergencia, hacer la anotación en el Cuaderno de Obra dando cuenta de lo acontecido.
  • Identificar qué prestaciones no se han visto afectadas por la situación de emergencia, y asegurar la oportuna entrega, a través de los medios de comunicación o canales de entrega disponibles, coordinando previamente ello con la entidad o propietario de la obra.
  • Elaborar un plan de retorno y normalización de labores, a partir del 27 de abril de 2020, con reprogramación de trabajos o modificación de secuencia constructiva y asignación de recursos, y ponerlo en conocimiento de la entidad del Estado o propietario de la obra, incluso antes de esa fecha.

    Contemplar en dicho plan de retorno la realización de una constatación, en presencia del Supervisor, para verificar en qué estado se encuentra la obra, después del periodo de emergencia.

    En aquellos contratos donde el presupuesto o marco normativo lo permita, podría pactarse entre las partes, la aceleración de trabajos con reconocimiento de los costos que ello suponga. En algunos casos, se podría solicitar a las Municipalidades correspondientes la ampliación del horario de las licencias de edificación. Para tal aceleración de trabajos, se debe previamente verificar con subcontratistas y proveedores la disponibilidad de éstos.

    Si bien el periodo de emergencia se extendió al 26 de abril de 2020, es posible que para después de esa fecha aún existan limitaciones para el desplazamiento de personas o de aforo, por lo que sería importante analizar la implementación de nuevas metodologías de trabajo (para personal que no es indispensable que permanezca en obra), coordinando con la entidad contratante o propietario de la obra la nueva modalidad de trabajo de dicho personal, aprovechando la tecnología de la información.

    Analizar la posibilidad de implementar una Gerencia de Proyecto para organizar y administrar los recursos bajo la nueva realidad del proyecto.
     
  • Una alternativa es solicitar la recepción parcial de las secciones que ya se encuentran terminadas, en cuyo caso se debe estipular en el acta de recepción la transferencia de los riesgos a la entidad o propietario de la obra, lo que incluye los deberes de conservación y mantenimiento; inicio de cómputo de garantías; pólizas de seguro, cómo se procederá si acaso corresponden penalidades (excluyendo el valor de la obra que es objeto de recepción parcial).
  • Otra alternativa es evaluar, conjuntamente con la entidad o propietario de la obra, la posibilidad de pactar la modificación del contrato, para reducir su alcance o modificar aquellos aspectos que permitan mantener el equilibrio económico del contrato.
  • Resolver parcialmente el contrato, sin responsabilidad para las partes, por causal sobreviniente, respecto de aquellos componentes y secciones de la obra que no sean indispensables para que cumplan con su finalidad, esto a fin de poner fin al vínculo si no es posible restablecer el equilibrio económico contractual, o éste se torna muy oneroso para una de las partes.

2. El contratista en la relación con los subcontratistas y proveedores

  • Es importante revisar los contratos celebrados con proveedores o subcontratos, sobre plazos y condiciones de entrega, disposiciones sobre fuerza mayor, y reprogramación de entregas y pagos.
  • Identificar qué prestaciones no se han visto afectadas por la situación de emergencia, y hacer seguimiento con los proveedores y subcontratistas, para asegurar su entrega oportuna.
  • Mantener comunicación con los proveedores y subcontratistas, para informarse sobre la situación de afectación de las respectivas prestaciones, medidas de mitigación adoptadas, estimación de nuevos plazos y/o condiciones de entrega.
  • Iniciar la renegociación con aquellos subcontratistas o proveedores, para fijar nuevos plazos de entrega, precios, plazos o nuevas regulaciones sobre asignación de riesgos o tratamiento de eventos de fuerza mayor, de ser necesario.
  • Identificar el personal que estará a cargo de la recepción de los bienes y servicios que serán entregados por los proveedores y subcontratistas.
  • Elaborar protocolos de entrega y recepción, que garanticen agilidad en el proceso de verificación de calidad e inmediatez en la subsanación de posibles defectos.  

3. El contratista en la relación con sus trabajadores

  • Hasta el 26 de abril de 2020, periodo en que se ha dispuesto las medidas de aislamiento obligatorio, es importante identificar a los trabajadores y personas en formación que pueden trabajar de remoto y aquellos que, por la naturaleza de sus funciones no pueden hacerlo. En ese caso, se les deberá otorgar licencia con goce de haber compensable.
  • Es importante identificar al personal que integre el grupo de riesgo (enfermedades coronarias, enfermedades pulmonares, diabetes, hipertensión). Este grupo de trabajadores debe trabajar de remoto o gozar con licencia con goce de haber compensable durante todo el periodo de emergencia sanitaria; es decir, por 90 días, contados desde el 12 de marzo de 2020. Los trabajadores confirmados con COVID-19 y los que se encuentren con descanso médico no pueden realizar trabajo remoto ni gozan de licencia compensable por encontrarse subvencionados por EsSalud.
    Sugerimos informar de ello a la entidad contratante o propietario de la obra, e indicar qué medidas se adoptarán para no afectar la normal ejecución de la obra.
  • En el caso del personal que labore de remoto, se le deberá comunicar de dicho cambio en la modalidad de la prestación de sus servicios mediante comunicado a cada uno de ellos, que puede ser por cualquier medio electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales u otros análogos. Esta comunicación debe contener como mínimo:
  1. La duración de la aplicación del trabajo remoto.
  2. Los medios o mecanismos para su desarrollo.
  3. La parte responsable de proveerlos.
  4. Las condiciones de seguridad y salud aplicables.
  5. Otros aspectos que resulten necesarios para la prestación de servicios.
  • No existe obligación de reprogramar las vacaciones de los trabajadores que hayan iniciado sus vacaciones antes del periodo de aislamiento. Sin embargo, si las vacaciones coinciden con el periodo de aislamiento deberán reprogramarse para ejecutarse luego de que este culmine. Por otro lado, es posible acordar con los trabajadores el goce del periodo vacacional o la compensación de horas extras acumuladas durante el periodo de emergencia.
  • Tomar en cuenta que, por el mes de abril de 2020, se suspende la obligación del empleador de retener y pagar el aporte previsional obligatorio del 10% de la remuneración asegurable del trabajado. No obstante, los empleadores sí deberán retener, declarar y pagar el monto correspondiente al Seguro de Invalidez y Sobrevivencia Colectivo del Seguro Privado de Pensiones.
  • A fin de percibir el subsidio del 35% de los salarios de los trabajadores que ganen hasta S/ 1,500, se verificará que la empresa empleadora:
  1. Haya cumplido con la declaración del concepto de EsSalud mediante la PLAME de enero de 2020.
  2. No se encuentre con baja de inscripción en el Registro Único de Contribuyentes (RUC).
  3. No tener la calidad de “No habido”.
  4. No encontrarse dentro del alcance de la Ley N° 30337, Ley que asegura el pago inmediato de la reparación civil a favor del Estado Peruano en casos de corrupción y delitos conexos.
  5. No tenga deudas tributarias exigibles coactivamente por montos mayores a S/ 21,500.00 al 31 de diciembre de 2019.
  6. No se encuentren en proceso concursal.

Este subsidio se otorgará a los trabajadores cuyo vínculo laboral no tenga fecha de fin o dicha fecha no sea anterior al 15 de marzo de 2020.

El empleador deberá informar el Código de Cuenta Interbancaria (CCI) a la SUNAT (a través de SUNAT operaciones en línea) en un plazo no mayor a 7 días hábiles desde (i) publicada la norma (27 de marzo) o desde (ii) publicado el último Decreto que complemente estas disposiciones. Si el empleador no remite la información en el plazo determinado, el subsidio queda sin efecto. La SUNAT también podrá hacer uso de los CCI con los que cuente.

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