El 17 de abril de 2020, se publicó en el diario oficial El Peruano, la Resolución de Consejo Directivo N° 0024-2020-CD-OSITRAN (en adelante, la "Resolución"), a través de la cual se aprueba el "Reglamento para el uso de la Mesa de Partes Virtual[1] y Casilla Electrónica[2] del OSITRAN" (en adelante, el "Reglamento") con el objeto de regular el empleo los servicios digitales de Mesa de Partes Virtual y la Casilla Electrónica (en adelante, "los Servicios").

¿Cómo funcionarán los Servicios y qué tienen que hacer los Administrados para acceder a su uso?

  • Los Servicios regulados en el Reglamento, son canales alternativos, por lo que los Administrados, de preferirlo, podrán continuar utilizando la Mesa de Partes Presencial o notificación a los domicilios.
      
  • Los Servicios no serán de aplicación en los procedimientos que requieran la presentación de documentación original que haya sido emitida en soporte físico por terceros (carta fianzas, cartas notariales, documentos contables, documentos emitidos por registros públicos, entre otros), en cuyo caso, la presentación continuará realizándose de forma presencial.
     
  • El acceso a los Servicios no tiene costo, sin embargo, requiere el registro del Administrado (personas naturales o jurídicas) y su consentimiento expreso para su uso, otorgado mediante la Solicitud de Registro (Anexo I). La presentación de la solicitud de registro implica la aceptación de los términos y condiciones de uso explicitados en la misma, por lo que el Administrado queda sujeto a las acciones civiles o penales que correspondan en caso de incumplimiento[3].
     
  • Presentada la solicitud de registro, OSITRAN cuenta con un plazo máximo de 2 días hábiles luego de validada la información presentada para proceder a la activación del registro a partir de lo cual el Administrado podrá hacer uso de los Servicios, empleando las credenciales de acceso que le serán otorgadas.
     
  • Las empresas podrán designar a más de una persona natural como representantes en el uso de los Servicios. Asimismo, una vez que los Administrados se registren en la Sede Digital, aceptan que todas las comunicaciones que OSITRAN remita a partir de la fecha de su registro serán notificadas a la casilla electrónica que le sea asignada (salvo excepciones en las que OSITRAN pueda remitir documentación en físico).

¿Cómo hacer uso de la Mesa de Partes Virtual los Administrados?

  • La presentación implicará un documento principal - en formato PDF de no más de 5MB- que sustente el trámite y sus anexos. No hay límite para el número de anexos, lo que podrán tener diferente formato sin exceder los 800 MB por documento.
     
  • Los Administrados podrán hacer uso de los Servicios mediante su Credencial de Acceso[4], que es personal e intransferible por lo que es de su responsabilidad adoptar las medidas de seguridad necesarias para mantener la reserva y confidencialidad de la misma.
     
  • La Mesa de Partes Virtual estará habilitada las 24 horas del día, los 7 días de la semana para la presentación de documentos. El historial de los trámites realizados se podrá visualizar en la Sede Digital, garantizándose la conservación en soporte electrónico de los documentos presentados por el Administrado a través de la Mesa de Partes Virtual.
     
  • El Administrado podrá solicitar la baja de sus credenciales de acceso a la Sede Digital en cualquier momento mediante la presentación virtual o presencial de la Solicitud de Baja (Anexo II). Efectuada la baja, el OSITRAN remitirá en soporte papel los documentos que sustenten los actos administrativos o actuaciones emitidas por la entidad en el marco de cualquier actividad administrativa que sea materia de notificación.

Sobre el cómputo de plazos

  • Los documentos se pueden presentar sin restricción de horarios. La recepción se hará luego de la validación del cumplimiento de los requisitos de ley, en el horario de la Mesa de Partes Presencial (lunes a viernes de 09:00 a. m. a 05:00 p. m.). Pasado este horario, la documentación podrá ser presentada, pero se dará por recibida, a partir del día hábil siguiente.
     
  • OSITRAN generará una constancia de presentación que acreditará la presentación de los documentos, mas no la recepción de los mismos. Luego de la validación del cumplimiento de los requisitos de ley se generará el cargo de recepción. Dicho documento será enviado a la Casilla Electrónica del Administrado.
     
  • El cómputo de los plazos del trámite respectivo se efectuará desde el día hábil siguiente de la fecha y hora de recepción de los documentos presentados, consignados en el cargo de recepción.
     
  • Si los Servicios no estuvieran disponibles y por ende no se pudieran presentar documentos de forma virtual, el Administrado lo comunicará a: infompv@OSITRAN.gob.pe dentro del horario de atención de la Mesa de Partes Presencial, adjuntando las evidencias fehacientes de la incidencia. OSITRAN confirmará la no disponibilidad de la plataforma de modo que el Administrado pueda presentar los documentos una vez restablecidos los Servicios o, en su defecto, hacer uso de la Mesa de Partes Presencial. Dicha interrupción será considerada en el control de plazos del trámite respectivo.

La Casilla Electrónica y las obligaciones para los Administrados

  • Los actos administrativos o actuaciones emitidas por el OSITRAN, se notificarán en la Casilla Electrónica.
     
  • Los Administrados a los que se les asigne una Casilla Electrónica deberán:
     
    • Revisar frecuentemente la Casilla Electrónica, a efectos de tomar conocimiento oportuno de los documentos que le hayan sido notificados.
    • Mantener activo el correo electrónico consignado en la Solicitud de Registro a fin de recibir las alertas de notificación y asegurarse que el correo electrónico tenga espacio suficiente para ello.
    • Revisar frecuentemente el correo electrónico al que se enviarán las alertas de notificación.
  • Si se presenta alguna contingencia con la Casilla Electrónica, OSITRAN podrá remitir la documentación al Administrado en medios físicos.
     
  • Las notificaciones en la Casilla Electrónica se realizarán dentro del horario de atención de OSITRAN y las mismas surtirán efecto una vez depositada en la Casilla Electrónica asignada, independientemente del momento en que haya ingresado a esta o haya dado lectura al documento notificado iniciándose el cómputo de plazo a partir del día siguiente hábil de efectuada la notificación.
     
  • Realizada la notificación se enviará una alerta al correo electrónico consignado por el Administrado. La no recepción de la alerta no invalida el acto de notificación realizado en la Casilla Electrónica.

Responsabilidades del OSITRAN y de los Administrados

 

[1] Servicio digital publicado en la Sede Digital del OSITRAN que permite al Administrado presentar al OSITRAN documentos digitales, respetando los requisitos generales establecidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General vigente.

[2] Buzón electrónico que el OSITRAN asigna al Administrado, previo consentimiento expreso, en el cual se depositan los documentos electrónicos que contienen los actos administrativos o actuaciones emitidas por el OSITRAN en el marco de cualquier actividad administrativa que es materia de notificación.

[3] Entre otras, se aceptan las siguientes condiciones: (1) acceso personal e intransferible a la credencial; (2) La firma de documentos a ser presentados haciendo uso de la Mesa de Partes Virtual, se efectuará empleando un Documento Nacional de Identidad Electrónica (DNIe) o un Certificado Digital de Persona Natural o Jurídica emitido por una entidad de certificación acreditada ante INDECOPI (ROPS); (3) Las empresas usarán para la firma de los documentos, un software de proveedor de servicios informáticos acreditado ante el INDECOPI; (4) Al registrarse en la Sede Digital, todas las comunicaciones que el OSITRAN remita a partir de la fecha de su registro serán notificadas a la casilla electrónica que le sea asignada, salvo excepciones; (5) La notificación surtirá efecto una vez depositada en la Casilla Electrónica, independientemente del momento en que haya ingresado a esta o se haya dado lectura al documento notificado; (6) Es responsabilidad del Administrado revisar frecuentemente la Casilla Electrónica.

[4] Identificador único del Administrado (usuario y contraseña o certificado digital) que le permite acceder a la Sede Digital del OSITRAN, el cual se activa luego de haber efectuado el registro correspondiente.