El 1 de agosto de 2020, se publicó en el diario oficial El Peruano, la Resolución N° 100-2020-OSCE/PRE, que formaliza la aprobación de la Directiva N° 009-2020-OSCE/CD "Lineamientos para el uso del Cuaderno de Obra Digital".

El Cuaderno de Obra Digital (COD) procura dotar de mayor transparencia a la ejecución de las obras públicas, brindando un mecanismo que marque la trazabilidad de sus ocurrencias y permita hacer seguimiento a una multiplicidad de actores principalmente públicos. De esta manera, se podrán superar problemas tales como la pérdida del cuaderno de obra físico, la manipulación de asientos, el registro de asientos en fechas posteriores al evento que se anota o la imposibilidad de efectuar registros porque una de las partes se apoderó del cuaderno.

¿Qué es el cuaderno de obra digital (COD)?

Es una herramienta informática desarrollada y administrada por el OSCE, que sustituye al cuaderno de obra físico con las características y formalidades establecidas en el artículo 191 del Reglamento (num. 6.1). Se habilita para cada contrato de ejecución de obra registrado y publicado en el SEACE (num. 7.1.1).

Se accederá al COD a través de la página web del OSCE.

¿El COD aplica a todos los contratos de ejecución de obra? ¿Hay alguna excepción?

Como regla general, aplica a los contratos derivados de procedimientos de selección convocados a partir de la entrada en vigencia de la presente Directiva (num. 9.1). Cabe indicar que la Directiva entrará en vigencia a los 10 días hábiles contados desde el día siguiente de su publicación.

El COD también aplica a contratos de obra suscritos antes de la entrada en vigencia de la Directiva, siempre que las partes acuerden su uso y no se haya abierto un cuaderno de obra físico (num. 9.2).

Excepcionalmente, una Entidad, antes de la convocatoria del procedimiento de selección, puede solicitar autorización para usar cuaderno de obra físico, cuando en el lugar donde se ejecuta la obra no haya acceso a internet. En este supuesto, la Entidad debe registrar las imágenes de las anotaciones realizadas en el mes, en la funcionalidad implementada para dicho efecto, dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente (num. 9.3).

¿El COD aplica a otros regímenes de contrataciones?

Sí, siempre que lo dispongan las normas que regulen estos regímenes.

¿Quiénes son responsables de asegurar la conectividad para el uso del COD?

Las Entidades y los contratistas (ejecutores de obra y supervisores de obra) tienen la responsabilidad de contar y mantener el equipamiento y las condiciones que aseguren una conectividad oportuna y adecuada (num. 6.3).

¿Cuándo se abre y cierra el COD?

Se abre en la fecha de entrega del terreno, con el registro efectuado por el Residente de Obra. Se cierra culminado el acto de recepción de la obra, el acto de constatación física de la obra en caso de resolución del contrato, y en caso de nulidad del contrato, según corresponda, con el registro por el Inspector o Supervisor de Obra (num. 6.2, 7.1.4 y 7.4.6). Con su cierre, se deshabilita la función de registro del COD (num. 7.1.3).

¿Qué se registra el COD?

Los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución de la obra, las órdenes, las consultas y las respuestas a las consultas y, en general, toda información que corresponda anotar en el cuaderno de obra físico (num. 6.2, 6.4, y 7.4.1).

Cada asiento tiene una numeración correlativa; indica la fecha, hora y datos del usuario que efectúa el referido asiento, y tiene los siguientes campos (num. 7.4.2 y 7.4.4):

  1. Título del asiento.
  2. Tipo del asiento según la clasificación.
  3. Descripción del asiento.
  4. Opción para adjuntar archivos fotográficos y otros archivos con información complementaria.
  5. Opción para enlazar el asiento con otro asiento relacionado a su registro.

¿Cuáles son las clasificaciones de los asientos en el COD?

Son las siguientes (num. 7.4.5):

a. Apertura del cuaderno de obra digital

b. Inicio del plazo de ejecución de obra

c. Suspensión del plazo de ejecución

d. Participación del plantel profesional clave

e. Participación de profesionales adicionales
al plantel técnico ofertado

f. Programa de ejecución de obra - CPM

g. Calendario de avance de obra valorizado

h. Administración de riesgos

i. Órdenes

j. Valorizaciones y metrados

k. Ejecución de mayores metrados

l. Valorización acumulada ejecutada menor
al 80 % del monto acumulado programado

 

 

m. Calendario acelerado de obra

n. Consultas

o. Respuestas a consultas

p. Adicionales de obra

q. Reducciones de obra

r. Ampliaciones de plazo

s. Aplicación de penalidades

t. Subcontratación

u. Culminación de la obra

v. Constatación física de la obra

w. Recepción de la obra

x. Resolución de contrato

y. Otras modificaciones contractuales

z. Otras ocurrencias

aa. Cierre del cuaderno de obra digital

 

¿Es posible modificar los asientos registrados en el COD?

Sí, mientras se encuentren en modo borrador. Una vez enviados, los asientos registrados son definitivos y son visibles para todos los usuarios (num. 7.4.8.). Los asientos en modo borrador no tienen efecto legal (num. 7.4.8).

¿El COD tiene otras funcionalidades?

Sí. Las siguientes (num. 7.5):

Búsqueda de asientos por título, tipo, descripción, fecha, usuario, entre otros.

Reportes por tipos de asiento, rango de fechas, usuarios, entre otros.

Notificaciones al correo electrónico del inspector.

Supervisor y residente, cuando se registra un asiento.

Exportar la información registrada en el cuaderno de obra digital.

Notificaciones al correo electrónico del Administrador de Usuarios del Cuaderno de Obra Digital, cuando se registran asientos relacionados a la apertura y cierre del cuaderno de obra digital, así como la resolución del contrato de ejecución de obra.


Cabe indicar que, mediante comunicado, OSCE implementará otras funcionalidades, tales como: firma electrónica de los usuarios que registran los asientos; registro de la ubicación desde donde se registran los asientos (geolocalización); registro de la ubicación y georreferenciación de la obra; visualización de la información del estado de avance físico y ejecución financiera de la obra; integración con el módulo de ejecución contractual del SEACE; buscador y vista pública de cuadernos de obras digitales (acápite VIII).

¿Quiénes pueden hacer registros en el COD?

Solo los siguientes usuarios autorizados (num. 7.2.B), para quienes el Administrador de Usuarios del Cuaderno de Obra Digital designado por la Entidad crea un perfil en la página web del OSCE (num. 6.5, 7.2.A y 7.3.2) otorgándoles un código de usuario y contraseña (num. 7.6):

  1. Residente de Obra: Puede registrar asientos y acceder a la información registrada en el COD.
  2. Inspector de Obra: Puede registrar asientos, acceder a la información registrada en el COD y registrar las imágenes de todas las anotaciones realizadas en el cuaderno de obra físico, o, en los casos que se haya autorizado su uso.
  3. Supervisor de Obra: Puede registrar asientos, acceder a la información registrada en el COD y registrar las imágenes de todas las anotaciones realizadas en el cuaderno de obra físico, o, en los casos que se haya autorizado su uso.

Para crear estos perfiles, se verifica que no cuenten con la condición de activo en COD de otras obras de la Entidad o de otras Entidades Públicas Contratantes (num. 7.3.4). En el caso de inspectores o supervisores de obra, se exceptúa de esta prohibición en caso de contratación en paquete (num. 4.3.9).

¿Quiénes pueden acceder y visualizar el COD?

Las siguientes personas, cuyo perfil es gestionado por la Entidad (num.7.2.C y 7.3.1):

  1. Usuario de Monitoreo de Obra, designado por la Entidad contratante para esta función.
  2. Funcionarios-Usuarios de Control, Fiscalización y Seguimiento, quienes pertenecen a la CGR, el Congreso de la República, del Ministerio de Economía y Finanzas y a otras Entidades del Estado facultadas a realizar las funciones de control, fiscalización, seguimiento e investigación.
  3. Funcionario-Usuario OCI de la Entidad, quienes realizan funciones de control.
  4. Funcionarios-Usuarios del OSCE, quienes realizan funciones de supervisión de las contrataciones y demás funciones previstas en la Ley.

¿Qué no ha regulado la Directiva?

La Directiva no establece cómo se procederá en caso de pérdida de conectividad durante la ejecución de la obra por hechos que escapen al control de la Entidad, que impida el uso del COD. En este supuesto, hubiera sido pertinente considerar al cuaderno de obra físico como una forma de respaldo.

Este y otros aspectos deberán complementarse a medida que se aprecie la utilización del COD en la práctica, más aún teniendo en cuenta que OSCE tiene la función de efectuar el seguimiento y monitoreo de la operatividad de la herramienta para su optimización o alineamiento a modificaciones normativas (num. 6.7).


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