Como se recuerda, mediante Decreto Supremo N° 008-2020-SA se declaró la Emergencia Sanitaria a nivel nacional por el plazo de 90 días calendario, y se dictaron medidas para la prevención y control para evitar la propagación del COVID-19.

En consecuencia, se suspendieron los plazos de diversos procedimientos administrativos ante entidades de la Administración Pública. Concretamente, se observa un régimen dual para la suspensión de plazos, inicialmente establecido en el Decreto de Urgencia N° 026-2020 y complementado por el Decreto de Urgencia N° 029-2020. Así, el cómputo del plazo depende del tipo de procedimiento administrativo de que se trate:

  • Los procedimientos iniciados a pedido de parte tramitados ante las entidades del Poder Ejecutivo sujetos a silencio administrativo previstos en el Decreto de Urgencia 026-2020 y los procedimientos de cualquier clase de los entes rectores de la Administración Financiera y entes rectores de sistemas funcionales se encuentran suspendidos hasta el 20 de mayo (esto es, que se reanudan el día 21); mientras que,
  • Los procedimientos comprendidos en el Decreto de Urgencia 029-2020, a cargo de cualquier entidad pública de los tres niveles de Gobierno y los procedimientos que se inicien a pedido de parte a cargo de los Gobiernos Regionales y Locales, se encuentran suspendidos hasta el día 27 de mayo (esto es, que se reanudan el día 28).

Ello, de conformidad con la última prórroga decretada el 6 de mayo mediante Decreto de Urgencia N° 053-2020, el cual además precisó que cada entidad, mediante resolución de su titular, podrá establecer qué procedimientos -distintos a los procedimientos de oficio como los sancionadores- estarán exceptuados de la suspensión del plazo.

Pues bien, en este contexto, son esenciales los "Lineamientos para la atención a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el COVID-19, en el marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA" aprobados mediante Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM del 5 de mayo.

En tal sentido, para reactivar sus funciones, cada entidad deberá:

  1. Aplicar el trabajo remoto en todas las actividades y acciones en las que fuera posible.
  2. Virtualizar y habilitar la digitalización de trámites, servicios u otros, así como mecanismos no presenciales en lo que fuera posible.
  3. Establecer el aforo máximo de los locales y áreas para establecer las medidas de sanidad y acondicionamiento necesario.
  4. Elaborar y aprobar el “Plan para la vigilancia, prevención y control del COVID-19 en el trabajo” de acuerdo a los Lineamientos para la vigilancia de la salud de los trabajadores con riesgo de exposición a COVID-19, aprobados por el Ministerio de Salud mediante Resolución Ministerial N° 239-2020-MINSA.

Además de las medidas sanitarias para la protección del personal de la entidad y el público que acude a ella, la entidad deberá adoptar, entre otras, las siguientes acciones concretas con respecto a los administrados:

  1. Implementar, de manera progresiva, la digitalización de trámites a través de ventanillas virtuales y promover la simplificación administrativa, a fin de reducir el traslado de la ciudadanía a las entidades públicas.
  2. Acondicionar las zonas físicas de la entidad en la que se brinda la atención presencial a la ciudadanía, teniendo presente la accesibilidad para las personas con discapacidad, con el fin de asegurar que su infraestructura y distribución mantenga el distanciamiento social y demás lineamientos emitidos por el Ministerio de Salud.
  3. Difundir, a través de los medios de comunicación, como plataformas web y redes sociales, y en formatos accesibles para las personas con discapacidad, los protocolos de atención que detallen todas las recomendaciones sanitarias implementadas para la ciudadanía. Asimismo, desplegar en los canales de información interna las recomendaciones que permitan reducir el contacto interpersonal.
  4. Evaluar implementar una sección de preguntas y respuestas frecuentes en la web institucional, que contenga información sobre el funcionamiento de los servicios durante la Declaratoria de Emergencia Sanitaria, información administrativa para proveedores y usuarios, canales de comunicación habilitados, entre otros que se consideren pertinentes.
  5. Implementar, si fuera el caso, la variación o ampliación de los horarios de atención de la entidad, así como la posibilidad de establecer que las mismas se realicen previa cita, entre otros mecanismos, a fin de evitar las aglomeraciones de personas en las instalaciones de las entidades.
  6. De corresponder la entrega de notificaciones como resultado de procedimientos administrativos, requerir la autorización expresa del administrado para la notificación electrónica, de conformidad con las disposiciones vigentes que al respecto establece la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N° 27444, con excepción de aquellos casos en que, por mandato legal, la notificación electrónica resulte obligatoria.

Asimismo, se han recogido medidas con respecto al desarrollo de actividades y procedimientos internos, como, por ejemplo:

  1. Evaluar los procedimientos internos de emisión de actos resolutivos, con el fin de simplificarlos y que cuenten con las opiniones, informes o sustentos estrictamente necesarios para su emisión, pudiendo usarse para ello los medios tecnológicos disponibles, sin perjuicio del cumplimiento de la normativa aplicable a cada caso, así como la seguridad de la información. Igualmente, evaluar la posibilidad de incorporar el visado a través de medios digitales, para la emisión de tales actos.
  2. Mantener operativas las mesas de partes virtuales y optimizar su funcionamiento, a fin de asegurar que las entidades del Poder Ejecutivo continúen funcionando de manera interconectada y se mantenga una correcta administración de la gestión documental. En caso de no contar con una mesa de partes virtual habilitada, establecer un correo institucional para la recepción de documentos.
  3. Evaluar e implementar, de manera progresiva, la digitalización de trámites internos de la entidad, con el fin de que se realicen a través del sistema de trámite documentario, o sistema que haga sus veces, y no se genere documentación física que entregar, con el objeto de reducir el traslado de los servidores dentro de las instalaciones.
Cabe señalar que, de manera complementaria, cada entidad podrá adaptar estas medidas a su propia realidad institucional, sin transgredir el fondo de la presente norma y siguiendo los lineamientos emitidos por el Ministerio de Salud.