A partir de las 00:00 de hoy el Perú ingresó a un estado de emergencia nacional, estableciendo restricciones a las libertades de reunión y de tránsito de las personas, lo que determina que el personal obrero, técnico y profesional quede impedido de concurrir a su centro de labores y, con ello, se genera imposibilidad de ejecutar las obras públicas en los plazos pactados, por lo que deben analizase los impactos que en diversos frentes corresponden ser adoptadas:
1. Anotar en el Cuaderno de Obra la circunstancia de fuerza mayor, que impide ejecutar la obra (aludir al D.S. N° 44-2020-PCM)
Si no logran hacer la anotación en la fecha, sugerimos enviar una comunicación a la Entidad (por lo general los contratos tienen correos electrónicos oficiales autorizados por las partes) y de ser posible al supervisor, por correo electrónico, con dicho tenor. Una vez que culmine el periodo de emergencia, deben anotar en el Cuaderno de Obra dando cuenta de lo acontecido.
2. Dejar constancia que el Residente de Obra y, en su caso, el Gerente de Proyecto, estarán a disposición de la Supervisión/Inspector y de la Entidad contratante, por vía remota (correo electrónico, teléfono), para las coordinaciones que pudieran necesitarse.
3. Dejar constancia, en Cuaderno de Obra, o en acta, el estado en que se encuentran los frentes de obra, el número y calidad de los materiales y el equipamiento que existen en obra, y de las medidas de conservación y seguridad que adoptará el contratista, para preservar la intangibilidad de la misma.
Es conveniente asignar personal de vigilancia y mantener al residente -que está a cargo- considerando la suspensión de labores del resto de personal (desmovilización), comunicando el nombre de las personas y la actividad que desarrollaran.
4. Solicitud de ampliación de plazo
Adoptar las medidas listadas en los numerales precedentes y, en su oportunidad, presentar solicitud de ampliación de plazo, por causa no atribuible al contratista.
Esta solicitud se debe presentar después que culmine la circunstancia que impide ejecutar la obra; es decir, cuando se levante el estado de emergencia (el 31.3.2020, según Decreto). La solicitud de ampliación de plazo da derecho al contratista a que se le paguen gastos generales variables y costos directos. Sobre los costos directos, sugerimos verificar disposición específica aplicable a cada contrato.
Al no contar con ningún frente de obra, se produce la paralización de la obra (total), por lo que los gastos generales y costos directos a reclamar, deberán ser debidamente acreditados, siendo importante que los comprobantes de pago de los gastos incurridos hagan mención expresa a la obra a la que corresponden. Es importante dejar constancia por escrito (Cuaderno de Obra, carta o correo electrónico) cuáles serán los costos de desmovilización y otros que sean necesarios durante el periodo de paralización, y que serán pagados por la entidad contratante.
En nuestra opinión, al tratarse de un contrato, la suspensión de plazos para procedimientos administrativos, dispuesta por el Decreto, no resulta aplicable.
5. Suspensión de plazo de ejecución contractual
Alternativamente, la normativa permite a las partes pactar la suspensión de plazo de ejecución contractual, por fuerza mayor. Esto determina que el cómputo del plazo se interrumpe en el momento que las partes determinar tal suspensión, y que cesan las obligaciones de ambas por el plazo que se determine.
El acuerdo de suspensión deberá establecer las medidas de conservación y seguridad que se adoptarán en el periodo de suspensión, quién asumirá su costo, y cómo se procederá para reiniciar los trabajos luego de vencido el plazo de suspensión.
Recomendamos, prever la posibilidad de ampliar, de común acuerdo, el plazo de suspensión, si las circunstancias lo ameritan.
Dejar constancia expresa cuáles serán los costos de desmovilización y otros que sean necesarios para hacer viable la suspensión, y que serán pagados por la entidad contratante.
Un tema a prever es que el contratista podrá reemplazar al personal técnico o profesional, luego de culminado el periodo de suspensión, sin que ello le signifique ninguna penalidad. El personal de reemplazo deberá acreditar la experiencia y calificaciones que fue objeto de calificación y/o evaluación durante el proceso de selección.
Es importante tener en cuenta que la suspensión es una opción consensual que las partes pueden explorar. De no arribar a un acuerdo, corresponde la ampliación de plazo por paralización de obra.
6. En caso de no haber correo electrónico autorizado en el contrato, enviar a la entidad una comunicación, por vía electrónica, indicando que, durante el periodo de estado de emergencia, la vía de comunicación que proponen habilitar es el correo electrónico (consignar los nombres y correos de los destinatarios) y pedir a la entidad que brinde la misma información.
Los contratos suelen establecer que las comunicaciones se deben cursar al domicilio de las partes y la normativa de contratación pública no prevé cómo proceder ante una situación atípica como la acontecida, por lo que es importante que los contratistas dejen constancia de la alternativa de comunicación.
7. Durante el periodo de estado de emergencia, las garantías de fiel cumplimiento y adelantos mantienen su vigencia. Si acaso alguna tiene fecha de vencimiento antes del 30 de marzo de 2020, sugerimos solicitar a los bancos y empresas de seguros, con la debida anticipación, su renovación (para evitar su ejecución). Tener en cuenta que estas empresas si continúan funcionando con normalidad y que la renovación de garantías debe enviarse por correo electrónico a la entidad contratante.
8. Es legalmente posible que el contratista disponga el uso de vacaciones para sus trabajadores cumpliendo ciertas condiciones.
