Aprueban Reglamento sobre uso de tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo

El viernes 19 de febrero de 2021 se publicó el Decreto Supremo N° 029-2021-PCM ("DS 029") que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Ley de Gobierno Digital (en adelante, el "Reglamento de la LGD"), el cual tiene por objeto:

1. Regular la gobernanza y gestión de las tecnologías digitales dentro de la Administración Pública, así como el marco jurídico aplicable al uso de tecnologías en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales.
2. Establecer las condiciones, requisitos y el uso de las tecnologías y los medios electrónicos en el procedimiento administrativo y el uso de la casilla única electrónica.

La Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la Secretaría de Gobierno Digital (en adelante la "SGD"), es la responsable para alcanzar dichos objetivos.

A continuación, expondremos las principales novedades de dicho Reglamento:

I. ¿Qué es el gobierno digital? Recordemos la LGD (artículo 6 de la LGD)

El gobierno digital es el uso estratégico de las tecnologías digitales y datos en la Administración Pública para la creación de valor público.

Comprende el conjunto de principios, políticas, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos utilizados por las entidades de la Administración Pública en la gobernanza, gestión e implementación de tecnologías digitales para la digitalización de procesos, datos, contenidos y servicios digitales de valor para los ciudadanos.

II. Aspectos generales: ¿Cuáles son las opiniones que puede emitir la secretaría de gobierno digital?

III. Marco de identidad digital del Estado peruano

¿Qué es la identidad digital? Es el conjunto de atributos otorgados por distintas entidades públicas que -en conjunto- individualizas y permiten a identificar a una persona en entornos digitales. (art. 10 de la LGD)

El Marco de Identidad Digital está constituido por lineamientos, especificaciones, guías, directivas, estándares e infraestructura de tecnologías digitales que permiten identificar a dichos ciudadanos cuando accedan a los servicios digitales. En tal sentido, comprende la gestión de la identidad digital en el ámbito de interacción de los peruanos y extranjeros con los servicios digitales provistos por las entidades públicas. (art. 9 del Reglamento de la LGD)

¿Quiénes son considerados ciudadanos digitales? (art. 12 del Reglamento de la LGD):

Aquellas personas que cumplen son los siguientes requisitos:

• Tienen atributos de identidad inherentes.
• Cuentan con una casilla única electrónica.
• Cuentan con credenciales de autenticación emitidas, entregadas y/o habilitadas dentro del marco del presente Reglamento.

¿Cuáles son las obligaciones y derechos de los ciudadanos digitales? (art. 12 del Reglamento de la LGD):

¿Quiénes proveen los servicios de identificación y autenticación de las personas naturales? (art. 13 del Reglamento de la LGD)

Los Gestores de Identidad Digital (GID), los cuales son:

• El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) que gestiona el otorgamiento, el registro y la acreditación de la identidad digital nacional de los peruanos.
• La Superintendencia Nacional de Migraciones (MIGRACIONES) que gestiona el otorgamiento, el registro y la acreditación de la identidad digital de los extranjeros.

¿Cómo se autentica en línea a una persona natural que tiene asignado un CUI o CUE? (art. 14 del Reglamento de la LGD)

A través de la Plataforma Nacional de Identificación y Autenticación de la Identidad Digital (ID GOB.PE). Esta plataforma gestionada por la SGD brinda como mínimo dos servicios:

• El servicio de autenticación para peruanos gestionado por el RENIEC como Gestor de la Identidad Digital para los peruanos.
• El servicio de autenticación para extranjeros gestionado por MIGRACIONES como Gestor de la Identidad Digital para los extranjeros.

Esta plataforma puede ser utilizada para el ejercicio del voto electrónico no presencial en los procesos electorales organizados por la Oficina Nacional de Procesos Electorales.

Finalmente, el ciudadano puede solicitar la, emisión, activación o entrega de su credencial de autenticación, culminado dicho procedimiento a los GID. Estas credenciales son requisito para ser ciudadanos digitales.

IV. Documento nacional de identidad digital

El DNI es el documento nacional de identidad emitido por el RENIEC en dispositivos digitales. Permite acreditar la identidad de su titular en entornos presenciales y/o no presenciales.

También, permite la creación de firmas digitales, así como, para la utilización del voto electrónico primordialmente no presencial en procesos electorales.

Cabe precisar que, los funcionarios y servidores públicos pueden hacer uso del mismo para el ejercicio de sus funciones en los actos de administración, actos administrativos, procedimientos administrativos y servicios digitales para garantizar únicamente la identidad de la persona natural.

RENIEC está encargado de establecer los requisitos, lineamientos y procedimientos aplicables.

V. Marco de servicios digitales del Estado peruano

¿Qué comprende el marco de servicios digitales del Estado peruano? (artículo 23 del Reglamento de la LGD)

La interacción de los ciudadanos y personas en general con los servicios digitales provistos por las entidades de la Administración Pública.

Tipos de servicios digitales (artículo 26 del Reglamento de la LGD)

a. Por su complejidad

1. Servicio digital informativo: de carácter netamente informativo y unidireccional.
2. Servicio digital cercano: se permite comunicación bidireccional.
3. Servicio digital optimizado: se permite comunicación bidireccional y requiere autenticación de la identidad del ciudadano.
4. Servicio digital conectado: utiliza al menos (3) bloques básicos de interoperabilidad técnica, es decir recursos tecnológicos que desarrollan los servicios digitales de forma eficiente, efectiva y colaborativa como PÁGALO.PE, MESA DIGITAL PERÚ, etc.

b. Por la necesidad de apersonamiento del ciudadano

1. Servicio digital no presencial: servicio de forma total a través de internet u otra red equivalente, no requiere apersonamiento y es automático.
2. Servicio digital semipresencial: servicio que requiere que el ciudadano digital se apersone.
3. Servicio digital presencial: se realiza a través de equipamiento tecnológico y es para el autoservicio.

VI. Plataforma digital única del Estado peruano para orientación al ciudadano - GOB.PE

¿Qué permite esta plataforma? (artículo 31 del Reglamento de la LGD)

1. Acceder a información del peruano.
2. Acceder a servicios y catálogo de trámites de las entidades públicas.
3. Realizar trámites y hacerles seguimiento.
4. Presentar reclamos y hacer su seguimiento mediante plataforma Libro de Reclamaciones o similar.
5. Presentar solicitudes, escritos u otros a través de la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano.
6. Autenticar la identidad digital mediante la Plataforma ID GOB.PE.
7. Acceder a la casilla única electrónica para la recepción de notificaciones digitales y revisión de la bandeja de comunicaciones.
8. Acceder a información personal y familiar, así como a datos de educación, trabajo, electoral, tributaria conforme a los acuerdos establecidos con las entidades competentes proveedoras de dicha información.

VII. Condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo

¿Qué es el Expediente Electrónico? (artículo 39 del Reglamento de la LGD)

Es el conjunto organizado de documentos electrónicos que forman parte de un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad en una determinada entidad de la Administración Pública. Todas las actuaciones del procedimiento se registran y conservan íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico.

Creación de la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano (artículo 46 del Reglamento de la LGD)

Se crea dicha plataforma (también denominada MESA DIGITAL PERÚ) como el registro digital que forma parte de la Plataforma GOB.PE, el cual permite la recepción de escritos, solicitudes y documentos electrónicos enviados por los ciudadanos y personas en general a las entidades de la Administración Pública cumpliendo los requisitos de cada trámite, todos los días del año durante las veinticuatro (24) horas, donde los plazos para el pronunciamiento de las entidades se contabilizan a partir del primer día hábil siguiente de haber sido presentados, respetando los plazos máximos para realizar actos procedimentales dispuestos en el artículo 143 del TUO de la Ley Nº 27444.

Casilla electrónica (artículo 53 del Reglamento de la LGD)

La casilla única electrónica es el domicilio digital que sirve para recibir comunicaciones y/o notificaciones remitidas por las entidades de la Administración pública a los ciudadanos y personas en general, conforme se establece en el numeral 20.4 del artículo 20 del TUO de la Ley Nº 27444, y al que se refiere el artículo 22 de la Ley.

La casilla única electrónica acredita la certeza, integridad y fecha y hora cierta de una comunicación y/o notificación realizada por una entidad pública a un ciudadano o persona en general. La dirección electrónica es la única que permite identificar a una casilla electrónica.

El titular de la casilla electrónica accede a ella a través de la Plataforma GOB.PE, previa autenticación de la entidad.

Notificación digital (artículo 59 del Reglamento de la LGD)

Modalidad de notificación electrónica que es efectuada a la casilla única electrónica del ciudadano o persona en general para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, en concordancia con lo establecido en el artículo 20 del TUO de la Ley Nº 27444, y de lo dispuesto en la Tercera Disposición Complementaria Final de la Ley Nº 30229, Ley que adecúa el Uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones en el Sistema de Remates Judiciales y en los servicios de notificaciones de las resoluciones judiciales, y que modifica la Ley Orgánica del Poder Judicial, el Código Procesal Civil, el Código Procesal Constitucional y la Ley Procesal del Trabajo.

Las notificaciones digitales se realizan de manera obligatoria a la casilla única electrónica del ciudadano o persona en general, sin requerir su consentimiento o autorización expresa. Excepcionalmente, y sólo en caso de que una notificación no se pueda realizar de manera digital, se realiza en forma física, atendiendo lo establecido en el artículo 20 del TUO de la Ley Nº 27444.

La notificación digital puede ser remitida a la casilla única electrónica de un tercero, siempre que el ciudadano o persona en general lo haya autorizado expresamente al inicio o durante del procedimiento.

Reunión digital (artículo 63 del Reglamento de la LGD)

Las reuniones que lleven a cabo los funcionarios o servidores públicos con los ciudadanos, personas en general u otros funcionarios o servidores públicos, pueden realizarse de manera no presencial, utilizando tecnologías digitales tales como las videoconferencias, audio conferencias, teleconferencias o similares.

Gobernanza y gestión de datos

Se crea la Plataforma Nacional de Datos Georreferenciados (GEOPERÚ) como la plataforma digital única de integración de datos espaciales o georreferenciados y estadísticos, que armoniza las bases de datos de las entidades de la Administración Pública, para el análisis de datos y la toma de decisiones con enfoque territorial.

VIII. ¿Qué es la Interoperabilidad? (artículo 26 de la LGD)

La Interoperabilidad es la capacidad de interactuar que tienen las organizaciones diversas y dispares para alcanzar objetivos que hayan acordado conjuntamente, recurriendo a la puesta en común de información y conocimientos, a través de los procesos y el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de información.

Esta se realiza a través de diferentes niveles:

1. Interoperabilidad a nivel legal: se informa a la SGD sobre los avances en el cumplimiento de políticas de Estado.
2. Interoperabilidad a nivel organizacional: las entidades articulan sus planes e instrumentos con las políticas de Estado.
3. Interoperabilidad a nivel semántico: las entidades utilizan el vocabulario en materia de gobierno digital, es decir el grupo de datos para unificar la interpretación de un objeto o elemento y hacer posible la interoperabilidad del sistema de la información.
4. Interoperabilidad a nivel técnico: las entidades utilizan los estándares técnicos abiertos y excepcionalmente no abiertos para para asegurar la funcionalidad necesaria del servicio.

IX. Seguridad digital

• Respecto al Marco de Seguridad Digital del Estado

• Respecto del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

X. Arquitectura digital

• Respecto al Marco de Arquitectura Digital

XI. Disposiciones Complementarias Finales:

Respecto de la implementación de la plataforma ID GOB.PE:

Fase 1: Servicio de autenticación de peruanos a cargo de RENIEC. Para ello, deben considerarse los siguientes plazos (contados a partir de la publicación del Reglamento de la Ley):

• Nivel 1 de confianza: Plazo máximo de 90 días calendario.
• Nivel 2 de confianza: Plazo máximo de 6 meses.
• Nivel 3 de confianza: Plazo máximo de 9 meses.

Fase 2: Servicio para autenticación de extranjeros con un mínimo de 1 nivel de seguridad se efectúa en un plazo máximo de 1 año, contados desde la publicación del Reglamento de la Ley, ello a cargo de Migraciones.

Fase 3: Servicio de autenticación de personas naturales con un mínimo de 1 nivel de seguridad en un plazo máximo de 6 meses, contados desde la publicación del Reglamento de la Ley, a cargo del Ente Rector.

¿Qué sucederá con la Plataforma GOB.PE?

• La Plataforma GOB.PE se integrará a la ID GOB.PE en un plazo máximo de 90 días hábiles contados desde la publicación del Reglamento (4° Disposición).
   
• Respecto a los aplicativos móviles, el Ente Rector emitirá las directivas pertinentes para su diseño y registro en el Catálogo Oficial de Aplicativos Móviles en un plazo máximo de 180 días hábiles contados desde la publicación del Reglamento, estimándose que, a dos años de su emisión, las entidades ya cuenten con dichos aplicativos (5° Disposición).
   
• Se dispone que, en un plazo máximo de 1 año posterior a la publicación del Reglamento, en Ente Rector implemente la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano, estableciendo los lineamientos pertinentes para su integración (8° Disposición).

¿Qué dispuso el Ente Rector?

• En Ente Rector dispuso implementar la Plataforma Casilla Única Electrónica del Estado en 2 fases (Fase 1: Dirección electrónica y buzón de comunicaciones; Fase 2: Buzón de notificaciones) (11° Disposición).
   
• El RENIEC transferirá en un plazo máximo de 6 meses posteriores a la publicación del Reglamento el acervo documentario y los activos necesarios para la transferencia de la Entidad de Certificación Nacional Para el Estado Peruano a la PCM. Posterior a ello, y en el mismo plazo señalado, será el Ente Rector el que emita las normas respecto al uso de la Firma Digital por parte de las Entidades Públicas (13° Disposición). En ese contexto, será el propio Ente Rector el que, en un plazo máximo de 2 meses, implemente la Plataforma FIRMA PERÚ, integrándose las entidades en plazos diversos, tales como (14° Disposición):
   
  • Poder Ejecutivo: 6 meses.
  • Organismos Constitucionales Autónomos: hasta 6 meses.
  • Gobiernos regionales, universidades públicas, gobiernos locales Tipo A y Tipo C: hasta 1 año.
  • Gobiernos locales tipo B: hasta 18 meses.
  • ¿En el caso del resto de entidades? Será conforme a sus recursos y capacidades que puedan tener.

¿Cuáles serán las otras denominaciones que recibirán las plataformas digitales? (21° Disposición)

Respecto al particular, éstas se llamarán de la siguiente manera:

• Portal de Software Público Peruano: Ahora Plataforma Nacional de Software Público Peruano.
• Portal Nacional de Datos Abiertos: Ahora Plataforma Nacional de Datos Abiertos,
• Oficial de Seguridad de la Información: Ahora Oficial de Seguridad Digital.
• ID PERÚ: Ahora ID GOB.PE
• Encuesta Nacional de Recursos Informáticos de la Administración Pública: Ahora Encuesta Nacional de Activos Digitales del Estado.

¿Existirá ahora una nueva prohibición sobre la materia de firmas digitales? (24° Disposición)

Sí, pues a partir del 1 de enero de 2022 las entidades públicas estarán prohibidas de adquirir, desarrollar o emplear aplicativos, plataformas o similares que posean las mismas funciones provistas por los bloques básicos para la interoperabilidad técnica establecidos en el artículo 87 del Reglamento.

¿Qué sucederá con las mesas de partes digitales institucionales dispuestas por las entidades públicas? (25° Disposición)

Coexistirán con la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado hasta la finalización del proceso de integración de la misma.

¿Qué Entidades realizarán las labores de fiscalización y supervisión?

• La CGR a través de los OCI de cada entidad de la Administración Pública. Cabe indicar que el incumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento genera responsabilidad administrativa disciplinaria pasible de sanción conforme la Ley N° 30057 y su Reglamento (39° Disposición).
   
• Respecto a la aprobación de normas para el DNI Digital, será el RENIEC en un plazo máximo de 2 años posterior a la publicación del Reglamento el que apruebe los requisitos, características y procedimientos del DNI digital, la cual se hará efectiva a través de Resolución Jefatural (42° Disposición).
   
• Acerca de la Plataforma ID GOB.PE, será empleada para proveer el acceso a funcionarios y servidores públicos a los sistemas de información de las entidades públicas accesibles desde Internet, a fin que cumplan sus funciones de modo idóneo (45° Disposición). Debe quedar en claro que la entidad pública será la responsable de gestionar las autorizaciones de acceso y asignación de roles, atribuciones o facultades en los sistemas de información señalados (45° Disposición).
   
• Con relación a la información de representante legal, será en un plazo máximo de 9 meses posterior a la publicación del Reglamento que SUNARP en coordinación con el Ente Rector desarrollará, implementará y publicará en la PIDE el servicio de información que retorna datos sobre los representantes legales de las personas jurídicas inscritas (46° Disposición).

Disposiciones Complementarias Transitorias:

• Respecto a la adecuación y registro en el Catálogo Oficial de Aplicativos Móviles, aquellas entidades de la Administración que cuenten con ellos y se encuentren registrados implementarán las adecuaciones que correspondan, solicitando su registro en el referido Catálogo en un plazo máximo de 2 años posterior a la publicación de los lineamientos a los que hace referencia la 5° Disposición Complementaria Final (1° Disposición).
   
• Será obligatorio que las entidades que se encuentran dentro del alcance de esta norma incorporen anualmente en sus instrumentos de gestión, acciones y actividades los servicios digitales no presenciales o semipresenciales según lo dispuesto en el Reglamento, a excepción de aquellas entidades que dispongan de todos los procedimientos accesibles de canales digitales (2° Disposición).

¿Qué sucederá con aquellas entidades estatales que implementaron mecanismos de notificación mediante uso de tecnologías y medios electrónicos?

Podrán adaptarse e integrarse progresivamente con la Plataforma Casilla Única Perú hasta el 31.12.22, sin perjuicio de continuar con el empleo de dichos mecanismos de notificación durante tal periodo (3° Disposición).

Disposiciones Complementarias Modificatorias:

Se incorporan y modifican disposiciones a la Ley de Firmas y Certificados Digitales, entre las cuales se encuentran las modalidades de firma electrónica y firma digital.

¿Cuáles son las modalidades de firma electrónica?

• Firma Electrónica Simple. Es un dato en formato electrónico anexo a otros datos electrónicos o asociado de manera lógica con ellos, que utiliza un firmante para firmar.
• Firma Electrónica Avanzada. Es aquella firma electrónica simple que cumple con las siguientes características: (i) está vinculada al firmante de manera única, (ii) permite la identificación del firmante, (iii) ha sido creada utilizando datos de creación de firmas que el firmante puede utilizar bajo su control, y (iv) está vinculada con los datos firmados de modo tal que cualquier modificación posterior de los mismos es detectable.
• Firma Electrónica Cualificada. La firma electrónica cualificada o firma digital es aquella firma electrónica avanzada que cumple con lo establecido en el capítulo II del presente Reglamento.

¿Qué es la firma digital?

Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios, incluso a distancia, que garantizan que éste mantiene bajo su control con un elevado grado de confianza, de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el Título VIII del Libro IV del Código Civil.

Se crea la Plataforma Nacional de Firma Digital (FIRMA PERÚ) como la plataforma digital que permite la creación y validación de firmas digitales dentro del marco de la IOFE, para la provisión de los servicios digitales prestados por las entidades de la Administración Pública. (artículo 91 del Reglamento de la LGD).
 

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